Die Makigami Methode der Prozessanalyse

Hinter Makigami (jap. „Rolle von Papier“) steht eine schnelle und einfache Methode, um Geschäftsprozesse jeglicher Art darzustellen, zu analysieren und mögliche Einsparpotenziale hinsichtlich Ressourcen, Schnittstellen, Informationsfluss, Informationstechnik und Wertschöpfung zu identifizieren.

Insbesondere eignet sich dieses Verfahren zur Beseitigung von Verlusten im administrativen Bereich, wo Prozesse im Allgemeinen weniger transparent sind; z.B. können die klassischen sieben Verschwendungsarten mit Hilfe von Makigami deutlich gemacht werden.

Somit ist Makigami eine Form des Prozessmappings. Informationsflüsse und Prozessschritte werden mit der Methode als Flussbild dargestellt und beschrieben. In der Prozessaufnahme kann man mit der Makigami Methode die nötige Transparenz erreichen. Im Vordergrund steht hier der Blick auf den gesamten Prozess und alle zusammenhängenden Abläufe.

Für die Anwendung in administrativen Prozessen empfehlen sich die Analyseformen Makigami oder Prozessmapping. Hiermit lassen sich die administrativen Produktflüsse (= Informationen) einfach und leicht verständlich darstellen. Makigami ist allerdings durch seine detaillierteren Darstellung effektiver.

Wie bei dem Prozess der Wertstromanalyse und Wertstromdesign auch, dient die Analyse des Geschäftsprozesses dazu einen neuen Soll-Prozess mit reduzierten Durchlaufzeiten zu entwickeln.

7 Arten der Verschwendung im administrativen Bereich

Die Makigami Methode basiert auf der im Lean Management fest verankerten Denkweise, Wertschöpfung von Verschwendung zu unterscheiden.

Es gibt in administrativen Bereichen natürlich auch Verschwendung, allerdings ist diese nicht so einfach sichtbar, wie im direkten Bereich.

Die Makigami Methode hilft dabei genau diese Verschwendung sichtbar zu machen.

Phase 1:

Analyse des IST-Zustandes und Visualisieren des aktuellen Zustandes.
In dieser Phase sollten Sie folgende Fragen stellen: „Wer macht was? Welche Dokumente / Kommunikationsmittel werden genutzt? Wie lange dauert der Prozessschritt? Welche Probleme / Verschwendungen fallen während des Prozesses an?“

Phase 2:

Erarbeitung des Soll-Zustandes und Visualisieren des idealen Zustandes.
In dieser Phase müssen Sie DIE Frage stellen: „Wie stelle ich / wir uns den idealen Prozess vor, wenn ich / wir die ganzen externen Anforderungen an unseren Prozess (auf den ersten Blick) weglassen.“ Sie sollten also erst einmal eine Sichtweise einnehmen, die eher Ihren eigenen Wünschen als der Realität entspricht.

Phase 3:

Umsetzungsplan zur Erreichung des Soll-Zustandes und Entwickeln eines Verbesserungsprozesses.
In dieser Phase gestalten Sie einen neuen Prozess, indem Sie Einflüsse, wie z.B. Ihre Kunden oder interne Gegebenheiten, mit in Betracht ziehen.

Makigami im Detail: der Inhalt

Eine Makigami weist im Kern vier Bereiche auf:

Die Tätigkeiten, die von den verschiedenen Beteiligten/Instanzen durchgeführt werden.
Dokumente, Formulare oder sonstige Medien, die zur Kommunikation zwischen den Beteiligten/Instanzen eingesetzt werden.
Die Zeitachse, die Datum und Uhrzeit, Aktionszeiten sowie wertschöpfende Zeiten ausweist.
Die ausgewiesenen Probleme, die sich den Aktivitäten in den einzelnen Prozessschritten zuweisen lassen.

Makigami im Detail: der Ablauf

Definition und Beschreibung um welchen Prozess es sich handelt.
Festlegen welche Personen bzw. Abteilungen an diesem Prozess beteiligt sind.
Jeden einzelnen Prozessschritt mit der Gruppe erarbeiten. Die benötigten Datenträger ermitteln und anbringen.
Die einzelnen Prozessschritte mit roten oder grünen Pfeilen verbinden. ( Rot = Hier können Fehler entstehen bzw. es fehlen Informationen. Grün = Es entstehen keine Fehler und alle Informationen sind vorhanden.)
Jeden Prozessschritt hinterfragen ob er wertschöpfend ist oder nicht. Überprüfung nach folgenden Kriterien: Läuft der Prozess dadurch besser? Profitiert der Kunde davon? Gibt es gesetzliche Vorschriften das zu tun?
Zeitachse eintragen und Wochenende, Zeit nach Feierabend, etc. mit einplanen.
Aktionszeiten, d.h. die Zeit in der tatsächlich eine Aktion erfolgt, ausarbeiten.
Wertschöpfende Zeit ermitteln und jeden Punkt nochmals durch hinterfragen, wie viel wertschöpfende Zeit tatsächlich enthalten ist.
Verlustzeiten berechnen: Aktionszeit – wertschöpfende Zeit.
10. Transfers zählen; ein Transfer entsteht bei Informationsweitergabe an eine andere Person oder Abteilung.
Anzahl der Datenträger und die Gesamtzeiten ermitteln.

Zusammenfassung

Makigami ist eine einfache Methode um Prozesse aufzunehmen und das Zusammenspiel zwischen Prozess und Hilfsmittel zu visualisieren.
Makigami kann sowohl zur Prozessanalyse als auch zum Prozessdesign verwendet werden
Alle am Prozess beteiligten Funktionen und Prozessschritte werden detailliert dargestellt und einzeln bewertet (Informationsträger, Aktions-, Wertschöpfende- und Verlustzeit).
Verluste und Verschwendungen werden leichter erkannt.
Durchlaufzeit und Prozesszeit liefern durch den Fokus auf Wertschöpfung und Verschwendung mögliche Optimierungsstellhebel.
Auf der Basis der Ist-Analyse erfolgt Prozessdesign und der Umsetzungsplan.