OKR Methode

Mit OKRs Teams und Unternehmen zum Erfolg führen

Seit OKR in den 1980er-Jahren im Silicon Valley von Intel-Mitbegründer Andrew Grove erstmalig entwickelt wurde, hat sich dieses Managementsystem in der Mitarbeiterführung einen festen Platz in vielen großen Unternehmen erobert. Google INC. nutzt OKRs seit 1999 und hat maßgeblich zu ihrer Verbreitung beigetragen.

Das hat gute Gründe. Mit diesem Management Framework lassen sich die Ziele der einzelnen Mitarbeiter mit den Strategien, Visionen und Plänen des gesamten Unternehmens verknüpfen. Richtig angewendet, generieren OKRs mehr Wachstum und Mitarbeiterzufriedenheit.

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„OKRs have helped lead us to 10x growth, many times over.“

– Larry Page, Google Founder

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Experteninterview: Wie gelingt die OKR Einführung?

Was ist agile Strategieumsetzung und-steuerung?

OKR basiert auf agilen Prinzipien (z.B: iteratives Vorgehen in kurzen Zyklen, radikaler Fokus, Transparenz) und ist dadurch in der Lage, klassische etablierte Planungs- Priorisierungs- und Strategieprozess zu modernisieren und weiterzuentwickeln.

OKR ergänzen sich ideal mit (agilen) Konzepten wie Lean, Kanban und Scrum. Sie orientieren sich am Endkonsumenten (dies können zahlende Kunden sein, aber auch z.B. die eigenen Mitarbeiter bei einer Kultur- oder Prozessveränderung) und schaffen schnell ein gemeinsames Verständnis von Zielen und dem eigenen Beitrag dazu.

Dies fördert Transparenz, (selbstständige) Abstimmung (Alignment) und durch mehr Sichtbarkeit der Selbstwirksamkeit auch die Motivation der Mitarbeiter. Die Führungspersonen werden weiterhin benötigt, allerdings in anderer Art als (klassischerweise) vorher. Sie geben den Rahmen vor und befähigen die Mitarbeiter statt sie zu kontrollieren.

Was sind Objectives und Key Results (OKR)?

Hinter der Abkürzung OKR oder OKRs verbergen sich Objectives und Key Results. Einfach übersetzt geht es um Zielsetzungen und messbare Ergebniskennzahlen. Grundsätzlich beantworten OKRs zwei Kernfragen beim Definieren und Umsetzen von Zielen:

1. Objectives – wo wollen wir hin, was wollen wir erreichen?
2. Key Results – wann wissen wir, dass wir unser Ziel erreicht haben? Wie messen wir unseren Erfolg?

Die OKR-Methode eignet sich für fast jedes Unternehmen, das sich Pläne, Visionen und Strategien setzt. Dennoch scheitern mehr als 70 % aller Unternehmen bei der erstmaligen Einführung des Systems.

Was sich zunächst nach Lehrbuch sehr einfach anhört, ist in der Umsetzung oft anspruchsvoll. Es reicht deshalb nicht, einen Kurs zu dieser Methode zu belegen, ein Lehrbuch zu lesen oder eine einschlägige Software zu erwerben. Verschiedene weitere Faktoren sind maßgeblich für eine erfolgreiche Einführung von OKRs. Sie sind für alle Unternehmen entscheidend, müssen aber gegebenenfalls an die individuellen Umstände der Organisation angepasst werden.

Objective (Goal)	Key Results (Metric)
Qualitativ	Quantitativ
Was?	Wie?
Ein Objective ist ein richtungsweisendes Ziel mit einer emotionalen und motivierenden Funktion für Teams und Mitarbeiter.	Key Results sind beeinflussbare Erfolgstreiber des Ziels. Sie sind der Maßstab, um das Ziel zu erreichen.
➔ Einfach und verständlich ➔ Geben eine Richtung vor ➔ Sind inspirierend, motivierend und fordern zur Handlung auf ➔ Positiv formuliert (“Hin zu”) ➔ Selbsterklärend	➔ “No number, no key result” ➔ 2-5 KR pro Objective ➔ Zeitlich gebunden ➔ Messbar ➔ Dienen der Steuerung im Zyklus

Wie funktioniert OKR?

1. Man beginnt mit dem Ziel (Objective). Dabei ist eine weitere Vorüberlegung notwendig. Welche Absicht steht hinter dem Ziel? Sie lässt sich als eine Vision beschreiben. Beispiel: Die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb soll verbessert werden. Das Ziel könnte dann sein: Einen regelmäßigen Austausch zwischen Marketing und Vertrieb etablieren, die Kommunikation vorbildlich gestalten.

2. Im zweiten Schritt wird über die Key Resultats die Messbarkeit des Erfolges definiert.

Das könnte in dem obigen Beispiel so aussehen:

1) Im ersten Quartal kommen Marketing und Vertrieb 6-mal in Videokonferenzen zusammen.
2) Am Ende des ersten Quartals steht ein Bericht, der die Ergebnisse aus den Videokonferenzen und daraus folgende mögliche Schritte im Umgang mit den Kunden herausarbeitet.

Dieses Beispiel ist stark vereinfacht und lässt sich in der Formulierung möglicherweise noch deutlicher auf das ausrichten, was als Endresultat erreicht werden soll. Es ist jedoch bereits ein gut formuliertes OKR, denn es fokussiert und priorisiert die beschriebenen Punkte eindeutig. Wichtig ist im Kontext der Definition von OKRs, dass jedes Key Result für sich genommen messbar und nachprüfbar sein muss.

OKR werde nicht vom ersten Versuch an perfekt formuliert sein. Das gehört mit zum Lernprozess, wenn man mit diesem System arbeitet.

Welche Routinen gehören zum OKR-Zyklus?

Im OKR Framework unterscheiden wir Strategie von Moals von OKRs von OKR Weekly´s von OKR Review von OKR Restrospektiven. Diese Elemente verlaufen im Rhythmus eines fest definierten Zyklus. Der 3-4 monatige Rhythmus ist der neue Herzschlag des Unternehmens.

Aktivität	Beschreibung	Periode
OKR Zyklus	Der Iterationszyklus in dem Objectives und Key Results formuliert werden. In Scrum wäre das der “Sprint”.	3 – 4 Monate
OKR Planung	OKR werden für den kommenden Zyklus geplant.	Ca. 4 Stunden pro Team, optional  anschließende Refinement-Phase, 1-2 Wochen
OKR Weekly	Wöchentliche oder zweiwöchentliche Synchronisation der Teams über den Zeitraum des gesamten Zyklus inkl. Fortschrittsbewertung der Zielerreichung.	30 -60 Minuten
OKR Review	Teaminterner inhaltlicher Rückblick auf die Zielerreichung	2 -4 Stunden
OKR Retrospektive	Rückblick auf Zusammenarbeit und den OKR-Prozess, Identifikation von Verbesserungspotentialen.	2 -4 Stunden

Was sind Moals?

„Moals“ bezeichnen sogenannte „Midterm Goals“, also mittelfristige Ziele. Diese werden meist von Führungskräften definiert, um den Brückenschlag von Strategie und Vision hin zu den Zielen für die einzelnen Teams zu vereinfachen. Denn die Teams formulieren Ihre Ziele eigenständig. So fließt das kollektive Wissen der Mitarbeiter in die Zielformulierung mit ein.

OKR´s vs. KPI´s

Sowohl KPIs als auch OKRs haben ihren eigenen Platz und arbeiten am besten zusammen. KPIs dienen der Messung vergangener Leistungen, während OKRs Ihnen helfen, Ihre zukünftigen Ziele zu erreichen.

Während KPIs im Wesentlichen Messgrößen sind, die Ihre Leistung widerspiegeln, sind OKRs ein Zielsetzungsframework, der Ihnen hilft, Ihre Leistung zu verbessern und somit Veränderungen voranzutreiben.

Da diese Rahmenwerke unterschiedliche Absichten und Logiken haben, können Sie sie entweder nebeneinander bestehen lassen oder einfach das Rahmenwerk wählen, zu dem Sie mehr tendieren, je nach Ihren Bedürfnissen und Vorlieben.

	OKR	KPI
Leitfragen	Worauf fokussieren wir uns?	Wie performen wir?
Aufgaben	➔ Innovation ➔ Verbesserung ➔ Probleme lösen	➔ Messung der Performance ➔ Beurteilung der Leistungsentwicklung ➔ Identifikation von Optimierungspotenzialen
Zeitlicher Horizont	➔ Quartal	➔ Dauerhaft
Erfolgslogik	Leading = Ursache, können direkt beeinflusst werden und sind der Hebel für das Erreichen der KPI.	Lagging, d.h. können oft nicht direkt beeinflusst werden. ABER, wenn OKR erfüllt sind, dann stimmen auch die KPI.
Worum geht`s?	➔ Menschen, Emotionen ➔ Sinn, Fokus ➔ Begeisterung, Commitment	➔ Zahlen ➔ Daten ➔ Fakten
Zweck	Gestaltung, um ein Unternehmen proaktiv zu fokussieren und Prioritäten zu setzen.	Controlling, um Leistung im Nachhinein zu bewerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Warum OKR?

Professionell eingeführt und angepasst an die individuellen Strukturen eines Unternehmens kann die OKR-Methode ihre vielen Vorzüge entfalten. Dazu gehören insbesondere diese Vorteile des OKR-Systems:

1. Die verbesserte Passung einer übergeordneten Unternehmensstrategie mit individuellen Mitarbeiterzielen.
2. Mehr Fokus auf Prioritäten bei der Umsetzung von Zielen.
3. Höhere Erwartungen und mehr Engagement jedes einzelnen Teammitglieds.
4. Bessere und klarere Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter.
5. Erhöhte Innovationsbereitschaft durch mehr Offenheit gegenüber neuen Ideen und Denkansätzen.
6. Gesteigertes Wachstum durch Beteiligung aller Mitarbeiter am gesamten Unternehmenserfolg.
7. Größere Arbeitsmotivation, Mitarbeiterzufriedenheit und ein gesteigertes Gefühl für den Wert eines eigenen Beitrags am Unternehmenserfolg.
8. Es entsteht Mehrwert für das gesamte Unternehmen im Gegensatz zu bloßer Aktivität, die nicht auf Ziele und Werte ausgerichtet sind.

OKRs einführen – maßgebliche Voraussetzungen

Vor der Einführung eines OKR-Systems sollte geprüft werden, ob die Organisation „reif“ für die Einführung dieser Form des Mitarbeitermanagements ist. Wer jetzt erwartet, dass das für jedes Unternehmen selbstverständlich zutrifft, unterliegt einem Irrtum. Hier ist wie bei vielen Managementsystemen das Unternehmen in seiner Ganzheit zu betrachten. Folgende Fragen sollten positiv beantwortet werden können, wenn OKRs implementiert werden:

1. Werden Inhalte und Sinn des OKR-Systems erkannt?

Das OKR-System ist eine Methode. Sie hat Werkzeugcharakter. Für die erfolgreiche Einführung und Umsetzung kommt es darauf an, dieses Werkzeug zu verstehen und seinem maximalen Nutzen nach anzuwenden. Dabei kommt es auf die individuelle Umsetzung an. Standardausführungen eines OKR-Systems führen häufig dazu, dass sich der Erfolg nicht einstellen will.

Was sich etwa in einem Großunternehmen als erfolgreich erweist, muss in einem mittelständischen Unternehmen mit bestimmten Strukturen noch lange nicht erfolgreich sein. Mangelnder Erfolg liegt meist nicht an dem OKR-System an sich. Die Methode kann dort nicht glänzen, wo sie nicht individuell an die jeweiligen Unternehmensstrukturen angepasst wird.

2. Sind Unternehmensstruktur und Unternehmenskultur auf die OKRs vorbereitet?

In manchen Unternehmen ist die Unternehmensstruktur nicht bereit für die Einführung von OKRs. Die erfolgreiche Anwendung der Methode blüht in einem offenen und agilen Unternehmensumfeld. Das beginnt bei der Kommunikation aller Beteiligten und bewegt sich fort in der Offenheit zu Unternehmenszielen/ Unternehmensstrategien.

In stark kontrollierten, intransparenten Unternehmenskulturen kann die OKR-Methode ihre speziellen Vorteile nicht entfalten. Die Fehlerkultur, die Motivation der Mitarbeiter und das gesamte Unternehmensumfeld müssen vor der Implementation von OKRs auf Offenheit und Klarheit ausgerichtet werden.

3. Unterstützen die maßgeblichen Führungspersonen aktiv die Einführung von OKRs?

OKRs lassen sich nicht vom grünen Tisch aus auf Anweisung hin einführen. Der Führungsstab im Unternehmen muss eine aktive Rolle bei der Implementierung dieser Methode einnehmen. Die Aufgabe ist dabei Chefsache. Sie darf nicht einfach an eine andere Abteilung wie HR delegiert werden. Beteiligen sich Führungskräfte nicht aktiv daran, ist ein Scheitern der Methode vorprogrammiert.

Wie gestalte ich einen guten OKR-Einführungsprozess?

Die Einführung erzeugt oft etwas Reibung – was aber oft damit zusammenhängt, dass bei Mitarbeitern aber auch Führungskräften Prozesse, Strukturen und Haltungen auf ihren Beitrag zu den gewünschten Zielen hinterfragt werden und dies öfters zum Verlassen der eigenen Komfortzone führt.

Diese Dynamik unterstützt den Ansatz, dass OKR primär eine Methode sind um (schnelles) Lernen zu unterstützen, jedoch sollte sie auch gut aufgefangen und begleitet werden um Frustrationen und negative Begleiterscheinungen zu minimieren. Das Ziel ist die produktive Weiterentwicklung des Systems, nicht Menschen einer Methode zu unterwerfen. 

Wie jede Einführung einer neuen Arbeitsmethodik ist die Einführung des OKR-Frameworks ein Veränderungsprozess. Da der Arbeit mit OKR agile Prinzipien zugrunde liegen, kann man für manche Unternehmen auch davon sprechen, dass die Einführung einen Transformations-Charakter haben kann.

Passt die Haltung schon?

Bei der Einführung von OKR ist es wichtig, dass sowohl Mitarbeiter wie auch Führungskräfte verstehen, wie die OKR Methode funktioniert und welches Denken dafür nötig ist. Hierzu ist es besonders hilfreich zunächst zu klären, warum OKR eingeführt werden. Abhängig von der Antwort auf diese Frage kann auch der Einführungsprozess variieren.

Wenn das Warum allen klar ist, dann kann man beginnen über das Wie zu sprechen: Welche Teams starten als erste mit OKR zu arbeiten, welche sollen folgen? Wie werden Lerneffekte maximiert? Wie kann das Management die Arbeit mit OKR bestmöglich unterstützen und welche Personen sollten wie geschult werden?

Welche Unternehmen nutzen OKR?

Die Liste der Unternehmen, die OKR zur Mitarbeiterführung und Strategieumsetzung nutzen ist mittlerweile sehr lang. Sowohl Startups, kleine und Mittelständige Unternehmen wie auch große Konzerne nutzen dieses Management Framework. Es ist davon auszugehen, dass alle DAX-Konzerne zumindest in einigen Unternehmensbereichen OKR nutzen. Die universelle Einsetzbarkeit liegt darin begründet, dass OKR hervorragend zu modernen und agilen Management- und Arbeitspraktiken passen.

Ist OKR der richtige Ansatz für Ihr Unternehmen?

Wie zuvor beschrieben kann OKR dabei helfen, die Agilisierung eines Unternehmens voranzutreiben und Strategieumsetzungsprozesse weiterzuentwickeln und zu modernisieren. Sprechen Sie uns an um mehr über die Potentiale von OKR für Ihr Unternehmen zu erfahren.