Shopfloor Management

Shopfloor Management (SFM) ist Teil des Leistungsmanagement-System (LMS) eines Unternehmens und ist ein hochwirksames Werkzeug zur operativen Steuerung einerseits und der Ausübung guter Führung andererseits im Unternehmen.

Im Kern geht im SFM um die Steuerung der Abweichungen von den Soll-Zielen in wesentlichen Wertströmen des Unternehmens: Marketing & Vertrieb, Auftragsabwicklung und Forschung und Entwicklung.

Die Idee der Shopfloor Management Methode stammt aus dem Lean Produktions System (LPS). Hier wird SFM dafür eingesetzt, die Führung der Produktionsteams „am Ort des Geschehens“ („Gemba“=ShopFloor) in der Produktionshalle mit der Hilfe von gut strukturierten Informationen auf Teamboards innerhalb von kurzen Besprechungen zu Schichtbeginn zu informieren und zu führen.

Allerdings ist die Shopfloor Management Methode so erfolgreich, dass diese Methode seit langer Zeit auch in den „indirekten Bereichen“ (nicht direkt in der Produktionshalle) im Unternehmen z.B. in der Auftragsabwicklung, Logistik, Entwicklung etc. eingesetzt wird.

Durch Shopfloor Managementwerden die Führungskräfte in die Lage versetzt, Abweichungen und Problemfelder frühzeitig zu erkennen, ggf. zu eskalieren und strukturiert Verbesserungen anzuleiten. Diese Abweichungen werden direkt vor Ort im Team behoben oder über die Shopfloor Management Kaskade eskaliert. (siehe unten).

Die „Kaizen-Mentalität“ der kontinuierlichen Prozessverbesserung sowie die Fokussierung auf strukturierte Problemlösung sind zwei wesentliche Bestandteile der Teamkultur im Kontext von Shopfloor Management.

Shopfloor Management ist weniger ein Planungswerkzeug, obwohl SFM substanziell zur Erfüllung der Projektpläne beiträgt, als ein Führungs- und Steuerungs-instrument. Der Fokus liegt auf der operativen Steuerung der Teams. Der Fokus liegt auf der Führung der Mitarbeiter.

Über die tägliche Regelkommunikation im Kontext der Shopfloor Management Kaskade entsteht ein visualisierter, strukturierter, kanalisierter nach festen Regeln ablaufender Informationsfluss im Unternehmen. Die täglichen Besprechungen sind der Pulsschlag des Unternehmens.

Experteninterview: Was ist Shopfloor Management?

Visuelles Management und Shopfloor Management

Die Shopfloor Management Methode setzt sich aus drei wesentlichen Bestandteilen zusammen

1. Visuelles Management

„Visuelles Management ist der Einsatz von Visualisierungen als Führungsinstrument und damit integraler Bestandteil der Lean-Philosophie. Es setzt bei dem Gedanken an, dass Probleme nur gelöst werden können, wenn sie sichtbar sind – dies gilt für alle Unternehmensbereiche, von der Fertigung bis zur Administration. Ziel des Visuellen Managements ist, die Mitarbeiter schnell, übersichtlich und effizient zu informieren, damit jede Person zu jedem Zeitpunkt in der Lage ist, die jeweilige Situation vor Ort zu beurteilen.

Die Visualisierung als Informationsinstrument für die Mitarbeiter erfolgt durch Einsatz verschiedener, aufeinander abgestimmter Instrumente. Zu den audiovisuellen (grafischen, optischen und akustischen) Instrumenten der Darstellung gehören z. B. Informationstafeln, Symbole, Grafiken (A3-Report, Ishikawa-Diagramm, Gannt-Diagramm), Aushänge, Plakate, Ampelindikatoren und Lampen (Andon), Karten (Kanban), Farbmarkierungen, akustische Signale und sogar Filme. Visualisiert werden können beispielsweise:

• produzierte Mengen
• Art der produzierten Güter
• Kennzahlen
• Gruppenergebnisse, sowohl als Richtlinie für Mitarbeiter als auch zur Förderung des internen Wettbewerbs (Fehlzeiten, Produktivität, Qualität, Mitarbeiterqualifikation)
• Ziele und Zielerreichungsgrade
• Bestände
• Maßnahmenpläne
• umgesetzte Ideen
• Arbeitsbereiche (Bodenmarkierungen, innerbetriebliche Verkehrswege etc. durch einheitliche Farbgebung)
• Arbeitsplätze (Risszeichnungen für vorhandene Vorrichtungen und Werkzeuge zur Markierung der entsprechenden Aufbewahrungsorte)“

(Quelle: Refa.de)

2. Teamboards oder Prozessboards

Im Kontext von Shopfloor Management wird visuelles Management dafür verwendet, die notwendigen Teamboards oder Prozessboards visuell optimal zu gestalten, sodass Informationen von den Teammitgliedern leicht aufgenommen und verstanden werden können.

Die Gestaltung von Teamboards oder Prozessboards erfolgt auf der Basis von fünf Grundüberlegungen, die sich wiederum auf dem Board wiederfinden.

1. Operative Steuerung: Welche Informationen brauche ich zur effektiven Steuerung der operativen Aufgaben?
2. Maßnahmen: Welche Maßnahmen ergreifen wir, um die Abweichungen zu beheben?
3. KPI´s: Welche Kennzahlen brauche ich für die Steuerung des Teams?
4. Problemlösung/KVP: Wie kann strukturierte Problemlösung und kontinuierliche Prozessverbesserung ermöglicht werden?
5. Allgemeine Informationen: Welche weiteren Informationen braucht das Team?

Teamboards

Auf Teamboards werden die Aufgaben zur Abarbeitung bestimmter Aufträge oder Projekte visualisiert. Der „Kunde“ des Teamboards ist das Projektteam, dass über das Board tagtäglich seine Aufgaben steuert. Im Fokus steht die Aufgabenverteilung im Team und die Lieferung der Aufgaben durch die einzelnen Teammitglieder oder durch das gesamte Team.

Prozessboards

Auf Prozessboards werden die Phasen visualisiert, die ein bestimmter Prozess im Wertstrom durchläuft. Anstatt einzelner Aufgabenpakete werden hier Projekte in Form von Projektkarten visualisiert. Diese Projekt werden dann je nach Bearbeitungsstand von einer Phase in die nächste verschoben.

Der „Kunde“ des Prozessboard ist der Wertstrom und damit alle im Wertstrom arbeitenden Menschen. Deshalb trifft sich am Prozessboard in der Regel ein interdisziplinär besetztes Projektteam oder Leitungsteam. Im Fokus steht die gemeinsame Zuarbeit in das gemeinsame Projekt, um dieses Projekt möglichst störungsfrei von einer Projektphase in die nächste Projektphase zu bringen.

Aus dem Projektstatus leiten sich Arbeitspakete ab, die auf die jeweiligen Teamboards der verantwortlichen Teams überführt und dort abgearbeitet werden.

3. Regelkommunikation

Der wesentliche Kern von Shopfloor Management sind die täglichen SFM-Besprechungen. Die Besprechungen dauern in der Regel 15 Minuten und werden täglich über alle Hierarchieebenen zu bestimmen Uhrzeiten durchgeführt. Die Besprechungen werden im Stehen durchgeführt und werden auch „Stehungen“ oder „Regelkommunikationen“ genannt.

Die täglichen „Stehungen“ sind der Puls des Unternehmens. Strukturiert, kanalisiert und nach festen Regeln fließen Informationen durch das gesamte Unternehmen.

Die Shopfloor Management Kaskade

Nun ist es so, dass in einer gut etablierten Shopfloor Management Kaskade die täglichen Besprechungen natürlich nicht nur in einem Team stattfinden.

Vielmehr sind die Besprechungen und damit die Teamboards in der Regel entlang der Linienhierarchie organisiert. Wir unterscheiden gemäß der Hierachie in Regelkommunikation auf Teamebene, auf Bereichsebene und auf Top-Management-Ebene. Zeitlich finden die Besprechungen der verschiedenen Hierarchieebenen auf einander aufbauend statt.

So finden z.B. in der Regel die Regelkommunikationen auf der Ebene der Teams von Abteilungen um 08:30 Uhr morgens statt. Die Regelkommunikation auf Bereichs/Abteilungsebene findet dann ca um 09:30 Uhr statt. Die Regelkommunikation auf der Top-Management-Ebene findet in der Regel um ca. 11:30 Uhr statt. Das wesentliche Element der Shopfloor Management Kaskade ist die konsequente Eskalation von Abweichungen.

So kann es gelingen, dass ein kritisches Thema morgens um 08:30 Uhr in einem Team angesprochen wird und bereits um 11:30 in der Regelkommunikation der Geschäftsführung/Top-Management besprochen und entschieden wird. Mit einer Entscheidungsdauer von 3 Stunden bewegen wir uns in dem angestrebten Zeitrahmen von Entscheidungsfindungen der agilen Organisation.

Unternehmensleitzentrale (Obeja)

Im Rahmen einer vollständigen Shopfloor Management Kaskade hat es sich etabliert, dass Unternehmen für die Regelkommunikation des Top-Management eine „Unternehmensleitzentrale“ einrichtet. Dabei handelt es sich um einen Raum im Unternehmen, in dem alle Informationen aus der Shopfloor Management Kaskade des Unternehmens zusammenlaufen.

Aufgrund der Fülle von Informationen, die in der Unternehmensleitzentrale visualisiert werden müssen, handelt es sich dabei anstatt um ein Teamboard um einen ganzen Raum. Dieser Raum wird in Lean Produktion System auch Obeja genannt.

Multiprojektmanagement und Performance „U“

Die Shopfloor Management Kaskade unterteilt sich gemäß des Performance „U“ ´s in die Prozess/Projekt-Kaskade und in die linien/funktionale Kaskade.

In der Prozess/Projekt Kaskade werden alle Projekte des Unternehmens gesteuert. Deshalb spricht man hier auch von Multiprojektmanagement. In der Projektkaskade finden wir typischerweise Prozessboards.

In der linien/funktionale Kaskade werden die Aufgabenpakete zur Projektumsetzung gesteuert. Daher finden wir in dieser Kaskade typischerweise Teamboards.

Der Planungshorizont in der Projektsteuerung liegt auf dem täglichem, wöchentlichem und 2-wöchentlichem Abweichungsmanagement im Sinne einer rollierenden Planung.

PDCA Zyklus und KVP Prozess

Die Shopfloor Management Kaskade wird in der Regel idealerweise mit dem PDCA Zyklus und dem KVP Prozess ergänzt.

Der PDCA Zyklus steuert die struktrierte Problemlösung im Unternehmen. Aktuelle Probleme werden auf dem Teamboard im Rahmen des PDCA Zyklus gesteuert und können zentral vom Top-Management-Board aus mit einer Priorität versehen werden, sodass geziele bestimmte Probleme im Unternehmen gelöst werden.

Der KVP Prozess kann über jedes Teamboard angesteuert werden. Wichtige KVP Ideen können über die SFM Kaskade eskaliert, bzw. über Fortschritte oder Best-Practice Lösungen in andere Teams hinein informiert werden.

Führung auf dem Shopfloor

Shopfloor Management (SFM) konzentriert sich auf bestimmte Aufgaben und erfordert besondere Verhaltensweisen der Führungskraft und bestimmte Führungsinstrumente.

Die Führungsaufgaben im Shopfloor Management bewältigt die Führungskraft vor Ort im Team. Die Führungskraft sollte die Rollen des disziplinarischen Vorgesetzten, Trainers, Moderators und Mentors situativ annehmen.

Insgesamt gibt es 6 Aufgaben der Führung im Kontext vom Shopfloor Management:

1. Regelkommunikation durchführen
2. Prioritäten setzen und Entscheidungen treffen
3. Go& See durchführen
4. Problemlösungen coachen
5. Prozessbestätigung durchführen
6. Kontinuerliche Verbesserung moderieren

Das Verhalten der Führungskraft zeichnet sich u.a. durch „Führen durch Fragen“ und „aktives Zuhören“, sowie durch Moderation und Treffen von Entscheidungen aus.

Die SFM-Instrumente unterstützen die Führungskraft bei der Erfüllung ihrer Führungsaufgaben. Ein strukturierter Tagesablauf, standardisierte Regelkommunikationen, Prozessbestätigung, Visualisierung tragen zur Erhöhung der Führungsleistung bei.

Bei der Einführung von SFM liegt der Schwerpunkt auf der Weiterentwicklung der fachlichen, methodischen und sozialen Fähigkeiten der Führungskräfte. Denn die Einstellung der Führungskraft beeinflusst die Verhaltensweisen und die Anwendung der Instrumente.

Von der Führungskraft hängt entscheidend ab, ob SFM als Werkzeug implementiert wird oder durch eine Veränderung der Führungskultur zur nachhaltigen Spitzenleistung des Unternehmens beiträgt.

Digitales Shopfloor Management

Die Digitalisierung der Arbeitswelt macht natürlich vor dem Thema Shopfloor Management nicht halt. So gibt es mittlerweile eine ganze Reihe Softwareprojekten und Softwareprodukten, die sich auf die Umsetzung von digitalem Shopfloor Management (dSFM) spezialisiert haben. Daraus ergeben sich einige Vor- und Nachteile, wobei die Vorteile sicher überwiegen:

dSFM Vorteile

• Vernetzte Steuerung lokaler Einheiten über ein globales IT-System
• Einfache Erstellung von Cockpits zur Steuerung und Management der Teams
• KPIs und Listenelemente auf Basis vordefinierter Templates zur Etablierung globaler & vergleichbarer Visualisierungsstandards
• Automatische zur Verfügungstellung von Daten: KPI, Paretos, etc.
• Real-Time-Data Aggregation: Paretos, Störungen, Abweichungen, Kapazität
• Automatisierte Aufgabenverteilung mit verknüpften Teamboards
• Leichtes Set-Up der Shop Floor Management Kaskade
• Moderne digitales Management anstatt „old school“ analoge Shopfloor Teambords
• Management Drill-Down in die Aktivitätskaskade von Rolling Wave Planung
• Nutzung von dSFM über seine ursprüngliche Funktion als Steuerungswerkzeug hinaus als Planungswerkzeug

dSFM Nachteile

• Führung findet am Computer statt, es fehlt der menschliche Kontakt
• Die Entwicklung von analogen Teamboards findet in der Regel gemeinsam mit dem Team statt und fördert die Teamentwicklung und Kollaborationskultur
• Änderungen am Board können nicht mehr haptisch (Paper/Pencil) vorgenommen werden
• Vergleichsweise hohe Kosten für die Nutzung der Software im Vergleich zur günstigen analogen Paper-Pencil-Lösungen.
• Die Entscheidung für eine Shopfloor Management Initiative muss mit der IT-Abteilung abgestimmt werden und Budgetfreigabeprozesse durchlaufen.

SFM – eine Voraussetzung für die agile Organisation

Die ursprünglich aus dem Lean Produktions System (LPS) stammende Idee der täglichen Besprechungen im Team, sowie die kurzzyklische, iterative Abstimmung mit den Prozesskunden, wurde von den Entwicklern der Agilen Projektmanagement Methode aufgegriffen.

Die Visualisierung von Informationen auf „Kanban“-boards mit der Hilfe von „Sticky Notes“ sind mittlerweile ein fester Bestandteil der Agilen Arbeitskultur geworden.

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit dem Mega-Trend „Agiles Projektmanagement“ sowie darüber hinaus mit der Umgestaltung der Organisation von einer klassischen „Hierarchie-Organisation“ in eine „Agile Organisation“.

Die Einführung von Shopfloor Management ist daher eine wichtige Voraussetzung für den Wechsel in die agile Organisation.

Im Kontext von strukturiertem Shopfloor Management lernen die Mitarbeiter den Umgang mit transparenter Information und die Steuerung von Abweichungen im Wertstromprozess durch gezielte Maßnahmen. Shopfloor Management lässt effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team entstehen und ermöglicht den Wechsel in die Agile Organisation.

Die auf Kundenfokus, Wertstromorientierung und Abarbeitung der Arbeitspakete in crossfunktionalen Teams ausgerichtete Agile Organisation braucht für funktionierendes Selbst-Management, dezentrale Entscheidungsprozesse und rollenbasierte Führung wiederum Shopfloor Management als die Methode der Wahl zur Selbstorganisation im Team.

Wenn Sie also überlegen, Ihre Organisation in Richtung Agile Organisation zu entwickeln, ist zunächst die Einführung von Shopfloor Management anzuraten.

Die Einführung von Shopfloor Management ist ein Kulturwandelprojekt

Natürlich werden kostenintensive Beratungsprojekte in der Industrie mit dem Fokus gestartet, Kostenreduktionen durch Prozessoptimierung und Produktivitätssteigerungen zu erzielen. Das ist gut und richtig so.

Im Kontext von Shopfloor Management ist es wichtig anzumerken, dass es sich um ein Führungsinstrument handelt, dass einen wesentlichen Einfluss auf die Unternehmenskultur hat. Das tägliche transparente Aufgabenmanagement im Team verändert die Kultur der Zusammenarbeit, weil sich die Art der Kommunikation verändert.

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„Soziale Systeme werden durch Kommunikation erzeugt. Shopfloor Management verändert die Kommunikation im Unternehmen und ist als Kulturwandel-Projekt zu verstehen.“

– Weert Jacobsen Kramer

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Die Unternehmenskultur wird offener, Fehler-verzeihender und herzlicher. Die Einführung von Shopfloor Management verändert die Kommunikation im Unternehmen. Vormals über klassische Besprechungen, Power-Point Präsentation und E-Mails gesteuerte Unternehmen entwickelt sich in modern, schlanke und agile Unternehmen, in denen „Dinge vorwärts“ gehen. Es wird mehr miteinander geredet und weniger E-Mails zur Absicherung aneinander verschickt. Die ewigen CC-Emails Ketten verschwinden und die Arbeitsergebnisse werden besser.

Collaboration Exellence

Im Zentrum der Shopfloor Management Methode steht optimales Teamwork. Die Methode wird von Menschen angewendet und im Kern geht es darum gelungene Kollaboration im Team zu ermöglichen.

Deshalb wird den Aspekten der Teamführung und Führungshaltung der Führungskräfte in der Anwendung der Shopfloor Management Methode soviel Gewicht beigemessen.

Es geht um gute Führung und gute Zusammenarbeit. Daraus entstehen die optimalen Ergebnissen, die sich das Top-Management eines Unternehmens wünscht.

Ergebnisse

In der Regel ist zu beobachten, dass durch die Einführung von Shopfloor Management sich diese folgenden Kennzahlen positiv verändern.

• kürzere Durchlaufzeit
• höhere Termintreue
• mehr Durchsatz
• mehr Transparenz in der Projektsteuerung
• mehr Effizienz in der Projektsteuerung
• mehr Effektivität in der Projektplanung
• mehr Effizienz in der Kommunikation (weniger Meetingzeit)

5 Phasen für die Einführung von Shopfloor Management

Zur Einführung von Shopfloor Management empfehlen wir den folgenden Projektablauf, der sich bewährt hat.

1. Eye Opener Phase

• Lean Basic Training
• Benchmark-Tour
• Lean Audit

2. Leuchtturm Projekt

• Etablierung eines Benchmarks im eigenen Haus
• Bildung eines Lean Team

3. Stabilisierung:

• Shop Floor Management
• Führung & Steuerung
• Implementierung KVP, PDCA

4. Durchdringung

• Entwicklung einer Lean Road Map
• Etablierung interner Leanexperten
• Coaching

5. Unternehmensvision

• Strategieentwicklung & Zielmatrix (Hoshin-Kanri/OKR)
• Tägliche Zielverfolgung mittels Shop Floor Management

Die Einführung von Shopfloor Management ist ein komplexes Change-Projekt. Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung. Gerne begleiten wir Sie. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.