Das Performance „U“
Was ist das Performance „U“ und wie kann dieses Modell Unternehmen helfen agile Kollaboration in klassischen Matrix-Organisationen mit Hilfe von Shopfloor Management umzusetzen?
Diese grundlegende und wichtige Frage wird in diesem Blog-Artikel beantwortet.
Das Performance „U“
Hybrides Projektmanagement nach der Performance-„U“-Logik · © Dr. Andreas Romberg
Das Performance „U“ ist ein von Dr. Andreas Romberg entwickeltes Modell zur optimalen Vernetzung von der Linienhierarchie und Projekthierarchie in einer gemeinsamen Kommunikationskaskade. Das Performance-U verbindet Prozess- und Liniensicht und ermöglicht so cross-funktionale Zusammenarbeit.
Kommunikationskaskade – Projekt/Prozesse
Auf der linken Seite der Kommunikationskaskade ist die Projekt/Prozess-Kaskade organisiert. Auf der obersten Ebene werden im Multiprojektmanagement alle Projekte des Unternehmens auf einem Prozessboard visualisiert und gemeinsam mit dem Managementteam in einer wöchentlichen Regelkommunikation von ca. 30 Minuten gesteuert. Abweichungen vom Projektfortschritt werden mit Maßnahmen korrigiert.
Für jedes Projekt werden Arbeitspakete abgeleitet, die auf den Aufgabenboards der jeweiligen Fachteams in der Linienhierarchie abgearbeitet werden.
Kommunikationskaskade – Linie/Fachteams
Auf der rechten Seite der Kommunikationskaskade ist die Linienhierarchie mit ihren Fachteams organisiert. Die Linienhierarchie mit ihren Fachteams ist der Dienstleister für die linke Seite der Kommunikationskaskade, in der die Projekt/Prozess-Kaskade organisiert ist. In den Fachteams findet die disziplinarische Führung und Klärung von Kapazitätenproblemen statt.
Das Projekt schlägt die Linie.
Da die Projekte in der Projekt/Prozess-Kaskade immer den Kundenbedarf repräsentieren, haben die Anforderungen aus der Projekt/Prozess-Kaskade Vorrang vor den Bedarfen der Linienhierarchie mit ihren Fachteams.
Teams/Fachteams
Die entsprechenden Fachteams arbeiten die Arbeitspakete in ihrem Team nach den verfügbaren Kapazitäten ab. Die Aufgabe der Führung in der Linienhierarchie ist es, die Arbeitspakete, die sich aus der Projektkaskade ergeben, mit dem Team abzuarbeiten und zu liefern. Die Führungskräfte steuern die Kapazitäten der Teammitglieder, lösen Probleme und steuern ebenfalls mit Maßnahmen etwaigen Abweichungen entgegen. Die Fachteams steuern sich über Teamboards, auf denen alle Arbeitspakete entsprechend visualisiert werden.
Single Point of Tasks
Ein wesentliches Element des Performance „U“ ist die eindeutige Zuteilung einer Aufgabe in ein Team. Es ist das Ziel, dass keine Dubletten in der Abarbeitung der Aufgabenpakete zugelassen werden. Das ist mit der digitalen Lösung des ValueStreamer zu 100% möglich. Wenn analoge Boards im Einsatz sind, bedarf es einer entsprechenden Koordination und Absprache untereinander.
Planung auf 80% Kapazität
Die Warteschlangentheorie besagt, dass die Durchlaufzeit in Prozessen ab 80 % ihrer Auslastung überproportional steigt. Daher ist es entscheidend, einerseits die wahre Kapazität von Ressourcen zu kennen und andererseits die Ressourcen nur auf 80% auszulasten.
Dies stellt gerade in Matrix-Organisationen eine Herausforderung dar, da die Mitarbeiter eine Mehrfachunterstellung Richtung Fachvorgesetzten oder Projektleiter erleben und oft überbucht werden. Dies wiederum führt zu Störungen im Ablauf, weil Mitarbeiter ihre Zusagen in der Regel nicht einhalten können.
Experteninterview mit Dr. Andreas Romberg, Geschäftsführung ValueStreamer GmbH
In diesem Interview teilt Dr. Andreas Romberg seine Perspektiven zu dem von ihm entwickelten Performance „U“ und dessen Relevanz für optimales Multiprojektmanagement und gelungene Kollaboration in Organisationen.
Inhalte Teil 1
- Wir sehen einen steigenden Bedarf an optimaler globaler Kollaboration
- Die Komplikation: Optimale Organisationsmodelle & Werkzeuge
- 2 Dilemmata der Matrix Organisation
- Kernfrage der Steuerung im Projektmanagement: Über wie viel Kapazität verfügt der Mitarbeiter?
- Das Performance „U“
- Kommunikationskaskade – Linie/Fachteams
- Kommunikationskaskade – Projekt/Prozesse
- Fachteams sind Dienstleister der Projekte/Prozesse
- Single Point of Tasks
- Planung auf 80% Kapazität
- Das Projekt schlägt die Linie!
- Multiprojektmanagement
- Das Performance „U“ in der Matrix Organisation versus agiles Projektmanagement in der agilen Organisation
- Eine optimale Lösung: Beibehaltung der Linienhierarchie – Etablierung von agiler Kollaborationskultur & Nutzung des Performance „U“ in der Planung und Steuerung in der Multiprojektlandschaft.
Dauer: 22 Minuten
Das Performance „U“ verbindet Prozess- und Liniensicht und ermöglicht so cross-funktionale Zusammenarbeit
Durch die Vernetzung der Projekt/Prozess-Kaskade mit der Linien/Fachteam-Kaskade in der Kaskade der Regelkommunikation, die sich durch das ganze Unternehmen zieht, ist es möglich, optimale cross-funktionale Zusammenarbeit zu erreichen.
Neben dem Multiprojektmanagement auf der Basis von KPI gesteuerter Performance Messung werden im Rahmen von rollierender Planung in den Fachteams die Kapazitäten gemeinsam gesteuert und optimal genutzt. Etwaige Störungen im Arbeitsfluss werden durch strukturiertes Problemlösen systematisch beseitigt, sodass optimaler Fluss entstehen kann.
Schlüsselkonzept: Shopfloor Management
Shopfloor Management ist ein Schlüsselkonzept im Lean Management und auch die Basis für Entwicklung einer funktionalen Kommunikationskaskade auf der Basis des Performance U.
Shopfloor Management umfasst zwei Kernkonzepte. Die Visualisierung von Informationen auf Team- oder Prozessboards einerseits und die Durchführung von täglichen kurzzyklischen Regelkommunikationen von ca. 15 Minuten andererseits.
Die stattfindenden Regelkommunikationen werden im Rahmen einer Kommunikationskaskade vernetzt durchgeführt und aufeinander aufgebaut.
SFM konzentriert sich auf die Betriebssteuerung und das Abweichungsmanagement von erwarteten Standards auf der „Gemba“ – dem Ort, an dem Aufgaben ausgeführt werden. Effektives Shopfloor Management bedeutet gleichzeitig großartige Führung und großartige Prozesse.
Shopfloor Management ist die Methodik. Eine digitale Shopfloor Management Softwarelösung ist ein Werkzeug, das die SFM Methode unterstützt.
Eine Alternative zur agilen Organisation
Durch die Etablierung eines Performance „U“ im Rahmen einer Shopfloor Management Kaskade bei gleichzeitiger Weiterentwicklung des Kollaborationsmodells in Richtung agile Zusammenarbeit ist es möglich, auch im Rahmen einer klassischen Matrix-Organisation eine hocheffiziente Aufbau- und Ablauforganisation zu erreichen.
Für Unternehmen, die den Weg in die Agile Organisation scheuen, in der das gesamte Führungs- und Organisationsmodell angepasst wird, ist die Anwendung des Performance U im Rahmen einer Shopfloor Management Kaskade bei gleichzeitiger Weiterentwicklung des Kollaborationsmodells in Richtung agile Zusammenarbeit eine echte Alternative zur agilen Organisation.
Resultate
Mit der Anwendung dieser Methode erreichen wir regelmäßig On-Time-Delivery Werte von +90% bei Erhöhung des Durchsatzes um 40-50% und entsprechenden Produktivitätssteigerungen.
In der folgenden Abbildung finden Sie die Resultate eines Benchmark-Projektes im Automotive Bereich.
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