Strategieentfaltung & rollierende Planung & operatives Management
In der Unternehmenssteuerung ist eine wesentliche Frage, wie der Prozess der Strategieentfaltung in die operative Umsetzung gelangt. Dies geschieht mit der Hilfe rollierender Planung und Projektsteuerung im Kontext von Shopfloor Management.
In diesem Beitrag wird die Frage beantwortet, wie Sie Ihre Strategie wirksam im Unternehmen entfalten.
„Planning is indispensable, but plans are useless.”
– Dwight D. Eisenhower
Dieses verkürzte Zitat* von „Ike“ Dwight D. Eisenhower (* 14. Oktober 1890, † 28. März 1969), amerikanischer 4-Sterne-General, Supreme Commander des Zweiten Weltkriegs und Präsident der Vereinigten Staaten, drückt aus, was viele Praktiker im Umgang mit Komplexität erleben.
Unabhängig von exzellenter Planung im Vorfeld erweist sich die Realität vor Ort als der ausschlaggebende Faktor für die operative Umsetzung vor Ort. Gute Planung ist zwar unverzichtbar, jedoch jede noch so gute Planung hält der Realität vor Ort nicht unbedingt stand.
Die operative Umsetzung von wohldurchdachten Plänen unter Berücksichtigung der sich ständig ändernden Rahmenbedingungen und Steuerung der Abweichungen ist letztendlich der entscheidende Erfolgsfaktor.
*Das Zitat in voller Länge lautet: “In preparing for battle, I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.”
Wie gelangt also die Strategie über die Planung auf die operative Ebene?
Übertragen auf die Unternehmensrealität stellt sich gerade im Angesicht der gestiegenen Komplexität und Dynamik in den Weltmärkten die Frage, wie die Strategieentfaltung mithilfe der rollierenden Planung und Projektsteuerung im Kontext von Shopfloor Management in die operative Umsetzung gelangt.
Diese Frage ist gerade im Kontext der aktuellen Diskussion um agiles Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Agile Methoden finden nicht nur, aber in der Regel vor allem im Bereich der Produktentwicklung Anwendung. Ausschlaggebend ist jedoch die vollständig vernetzte Planung und operative Steuerung über alle Bereiche hinweg. Die Methode der Wahl ist in diesem Fall das Konzept des Shopfloor Management.
Die Erfahrungen in Unternehmen vor Ort zeigen, dass trotz guter Planung vor allem die operative Umsetzung der Projekte im Unternehmen die größten Kopfschmerzen bereitet und das größte Verbesserungspotential in sich trägt.
Strategieentfaltung & rollierende Planung & operatives Management
Über den Strategieentfaltungsprozess und die Projektplanung werden wesentliche strategische Ziele im Unternehmen operationalisiert.
Die Strategieentfaltung gelangt mithilfe der rollierenden Planung und Projektsteuerung im Kontext von Shopfloor Management in die operative Umsetzung.
Qualitative Strategieentfaltung
Die qualitative Strategieentfaltung umfasst folgende Elemente der Strategie-Definition:
- Strategieentwicklung mit Durchbruchzielen für einen Zeitraum bis 5 Jahre
- Herunterbrechen der Gesamtstrategie auf Bereichsstrategien
- Entwicklung von Jahreszielen pro Bereich
- Entwicklung von Quartalszielen pro Bereich
Die qualitative Strategieentfaltung umfasst folgende Elemente der Strategie-Operationalisierung:
- Durchführung von Bi-Weeklys alle 14 Tage zur Überprüfung der operationalen Umsetzung der Quartalsziele
- Wöchentliche operative Steuerung der Aufgaben, die sich aus den strategischen Projekten ableiten.
Strategieentfaltung auf der Basis von Lean Management mit Hoshin Kanri
Hoshin Kanri wird als klassischer Top-down-Strategieentfaltungsprozess betrieben und folgt dem oben beschriebenen Prozess. Die Durchbruchziele, die Jahresziele und die Verbesserungsprojekte, deren Erfolgsfaktoren und die Verantwortlichen werden in einer sogenannten X-Matrix festgehalten. Die X-Matrix ist das zentrale Dokument im Strategieentfaltungsprozess auf der Basis von Lean Management. Entscheidend für den Erfolg dieses Ansatzes ist die Harmonisierung der Gesamtstrategie über alle Bereiche hinweg in Form von Bereichszielen. Das erfordert eine hohe Abstimmung zwischen den Bereichen.
Agile Strategieentfaltung auf der Basis von OKRs
Der agile Strategieentfaltungsprozess auf der Basis von Objectives and Key Results (OKRs) zeichnet sich durch seinen Bottom-up-Ansatz aus.
Anstatt also Ziele top-down herunterzubrechen, werden in diesem Ansatz zwar strategische Ziele definiert. Jedoch überlässt der OKR Prozess es den Mitarbeitern in den Bereichen und Teams nach ihren Vorstellungen und Möglichkeiten, die strategischen Ziele über die Ableitung der Ziele und Kernergebnisse zu erreichen.
Es handelt sich hier um einen dynamischen Abstimmungsprozess, der sich in stetigen Schleifen der Gesamtstrategie annähert. Die Gestaltung, um ein Unternehmen proaktiv zu fokussieren und Prioritäten zu setzen, steht bei OKRs im Fokus. Es geht darum, die Menschen zu motivieren, positiv an der Entwicklung des Unternehmens mitzuwirken.
Zwischenfazit:
Egal ob Sie sich für die klassische oder agile Methode der Strategieentfaltung entscheiden, schlussendlich kommt es darauf an, die Strategie auf der Arbeitsebene zu operationalisieren. Strategische Projekte sind als interne Projekte zu verstehen. Diese werden, wie wir weiter unten sehen werden, über die Projektkaskade im Sinne des „Performance U“ in die Organisation eingesteuert. Die Steuerung der sich aus den Projekten ergebenden Aufgaben erfolgt im Rahmen des Shopfloor Managements in den jeweiligen Teams.
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Projektplanung und Projektsteuerung
Im Projektmanagement unterscheiden wir die Projektplanung und die Projektsteuerung.
- In der Projektplanung steht für den Projektmanager der Kunde im Fokus.
- In der Projektsteuerung steht für den Teamleiter die Umsetzung der Aufgaben im Team mit der Hilfe von Shopfloor Management im Fokus.
Projektplanung und Projektsteuerung sollten natürlich Hand in Hand gehen. In der Realität der Unternehmenswelt werden diese beiden Funktionen aber in der Regel durch teilweise unterschiedliche Bereiche im Unternehmen und unterschiedliche Softwaresysteme bedient, was letztendlich zu einer Unterbrechung des Informationsflusses führt.
Um aber die operative Umsetzung zu gewährleisten, ist in jedem Fall eine funktionale Shopfloor Kaskade inklusive einer entsprechenden Führungskultur notwendig und immer als erster Schritt zur besseren Projektsteuerung zu betrachten.
Das Planungsparadox
Im Projektmanagement können wir eine paradoxe Situation beobachten. Je genauer geplant wird, desto ungenauer wird die Planung, weil der Planungsstand ständig aufgrund von Veränderungen in der Außenwelt verändert werden muss. Um es mit den Worten meines geschätzten Kollegen Dr. Andreas Romberg zu sagen: „Je genauer Du planst, desto härter trifft Dich der Zufall!“
Daher brauchen wir ein Planungsprinzip, das einerseits eine verlässliche langfristige Planung sicherstellt und gleichzeitig eine Steuerung trotz Änderungen in der Umwelt ermöglicht.
„Je genauer Du planst, desto härter trifft Dich der Zufall!“
– Dr. Andreas Romberg
Prinzip Rollierende Planung
Das Prinzip der rollierenden Planung ermöglicht uns eine Balance zwischen langfristiger und mittelfristiger Planung und kurzfristiger Steuerung zu erreichen. Die Logik der rollierenden Planung lässt sich am besten aus der „10er“ Regel herleiten.
Die 10er Regel
Diese Logik kann man sich leicht über die „10er-Regel“ merken. Eine rollierende Planung plant jeweils von der aktuellen Woche/Monat in die Zukunft. Die rollierende Planung mit der 10-Regel orientiert sich an diesem Schema:
- 10 Monate (Multiprojekt-Planung)
- 10 Wochen (Projekt-Planung)
- 10 Tage = 2 Wochen (Projekt-Steuerung)
- 1 Woche (Projekt-Takt)
Die (Multi)Projektplanung umfasst den Zeitraum 10+ Monate. Diese Planung wird in der Regel in einem Projektplanungstool erstellt. Wesentliche Arbeitspakete und Meilensteine werden in einem Projektzeitplan erfasst.
In der 10 Wochen Projektplanung werden Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen ständig aufs Neue austariert.
Der Teamleiter führt sein Team operativ in der Projektsteuerung mit dem Zeithorizont von 10 Tagen (2 Wochen).
Der Projekttakt in der Projektsteuerung ist die jeweilige Arbeitswoche. Die Führungskraft organisiert sich und das Team jeweils innerhalb der Arbeitswoche so, dass die jeweiligen Arbeitsergebnisse erreicht werden können.
Beispiel Segeltörn
Am Beispiel eines Segeltörns lässt sich das Zusammenspiel zwischen Projektplanung und Projektsteuerung gut beschreiben.
Ca. 10 Monate vor dem geplanten Sommertörn befasst sich der begeisterte Skipper im Herbst mit der Saisonplanung im nächsten Jahr. Das Schiff wird im Winterlager eingelagert und verschiedene Aktivitäten zur Wartung des Schiffes angestoßen, um das Schiff im nächsten Frühjahr wieder zu Wasser zu lassen. (Multiprojektmanagement).
Ca. 10 Wochen vor dem geplanten Sommertörn wird die finale Route festgelegt und entsprechende Feinplanung durchgeführt. (z.B. Crew wird informiert, aktuelle Seekarten, Proviant, letzte Wartung des Motors und der Segel)
Mit dem Ablegen vom Liegeplatz und der Navigation zum ersten Reiseziel wechseln wir von der Projektplanung in die Projektsteuerung. Der 3-wöchige Törn wird in Etappenziele heruntergebrochen. In täglichen Besprechungen wird das Tagesziel besprochen und die Etappenziele ersegelt.
In Abhängigkeit von dem Zustand der Crew und des Schiffes und der Gesamtwetterlage werden die Etappenziele täglich umgesetzt und Abweichungen von den Standardabläufen an Bord und vom Etappenziel gemeinsam mit der Crew bewältigt. Kurzzyklische Absprachen helfen dem Team Fehler zu korrigieren und optimale Abläufe sicherzustellen. Am Ende entscheidet das harmonische Zusammenspiel der Crewmitglieder an Bord über die erfolgreiche Umsetzung des Plans.
Quantitative Standort-Bestimmung
Wenn wir uns nun im Kontext der Strategieentfaltung schlussendlich dem Bereich der quantitativen Standort-Bestimmung zuwenden, kann nicht genug betont werden, wie wichtig hier das Instrument des Shopfloor Management ist.
Denn am Ende des Tages geht es bei all der guten Planung darum, die Pferdestärken auf die Straße zu bekommen. Die Strategieentfaltung entscheidet sich in den täglichen Stehungen / Dailys / Regelkommunikation im Team, um die Abarbeitung der Aufgaben zu steuern. Hier ist Führung gefragt!
Steuerung über Shopfloor Management
- Shopfloor Management dient der operativen Führung und visualisiert, strukturiert, kanalisiert den Informationsfluss im Unternehmen.
- Die Führungskraft wird in die Lage versetzt, Abweichungen und Problemfelder frühzeitig zu erkennen, ggf. zu eskalieren und strukturiert Verbesserungen anzuleiten.
- Der Fokus liegt hier auf der operativen Steuerung der Teams. Der Fokus liegt auf der Führung der Mitarbeiter.
- Es geht um die Steuerung der Abweichungen, ständige Problemlösung und kontinuierliche Prozessverbesserung.
- Abweichungen werden direkt behoben oder über die Shopfloor Management Kaskade eskaliert.
Das „Performance U“
Die Erfahrungen in Unternehmen vor Ort zeigen, dass trotz guter Planung vor allem die operative Umsetzung der Projekte im Unternehmen die größten Kopfschmerzen bereitet und das größte Verbesserungspotential in sich trägt. Hier setzt das Performance „U“ an.
Die Shopfloor Management Kaskade unterteilt sich gemäß dem Performance „U“ in die Prozess/Projekt-Kaskade und in die Linien/funktionale Kaskade.
Die „Performance-U“-Logik orientiert sich an diesen Prinzipien und wird individuell auf die Organisationsstruktur des Kunden angepasst!
Der Planungshorizont in der Projektsteuerung liegt auf dem täglichen, wöchentlichen, 2-wöchentlichen Abweichungsmanagement.
Die Projekt- und Liniensicht wird auf C-Level-Ebene harmonisiert über den Abgleich des Multiprojekt- mit dem Kapazitätsmanagement.
Über die Projektkaskade werden Kundenprojekte, projektbezogene Informationen und Aufgaben visualisiert, eingetaktet und verfolgt (Backlog).
Die Linienkaskade koordiniert die Umsetzung, organisiert die Unterstützungsbedarfe der Teams, misst und optimiert die Leistungserbringung per KPIs und kontinuierlichem Verbesserungsprozess. Im operativen Management erfolgt die Umsetzung des Projektes oder der Auftragsabwicklung. Entstehende Probleme in diesen Bereichen gilt es aufzudecken, zu klären und nachhaltig abzustellen.
Digitales Shopfloor Management
Die Digitalisierung der Arbeitswelt macht natürlich vor dem Thema Shopfloor Management nicht halt. So gibt es genauso wie die oben genannten Projektmanagement Lösungen mittlerweile eine ganze Reihe von Softwareprojekten und Softwareprodukten, die sich auf die Umsetzung von digitalem Shopfloor Management (dSFM) spezialisiert haben.
Der Unterschied zwischen reinen Projektmanagement-Lösungen und Shopfloor-Management Lösungen liegt unter anderem in der Integration von KPI Dashboards, KVP-Prozess, PDCA-Zyklus, Problemlösung, Eskalationslogik und Kapazitätssteuerung. dSFM-Lösungen sind auf Abweichungsmanagement ausgerichtet.
Idealerweise lassen sich die Projektmanagement-Lösung und die Shopfloor-Management Lösung über eine Schnittstelle miteinander verbinden, weil es die All-in-One Lösung am Markt noch nicht gibt. In diesem Fall werden die Projektmeilensteine und Aufgabenpakete und deren Status regelmäßig zwischen beiden Systemen synchronisiert.
Wir möchten hier den ValueStreamer als mögliche Alternative nennen, der als Software die Bedarfe an operativer Steuerung im Sinne des Shopfloor Management optimal abdeckt. Wer einen schnellen, unkomplizierten Start in die Welt des dSFM sucht, ist mit ValueStreamer jedenfalls gut aufgestellt.
Kollaborative Exzellenz
Mit der Haltung eines Servant Leaders werden Mitarbeiter sukzessive zur Selbstorganisation befähigt – die Basis für agiles Arbeiten.
Die unternehmensweite Verzahnung dieser Managementebenen ist das Fundament für Collaborative Excellence.
Die perfekte Planung ist nutzlos, wenn am Ort des Geschehens keine verzahnte Umsetzungsstruktur vorhanden ist. Am Ende geht es um die gute Führung von wertvollen Mitarbeitern und die Lösung von Problemen und Abweichungen.
So schön bunt die neuen Kanban-Tools mit ihren Versprechungen nach Einfachheit und Leichtigkeit daherkommen, eines können diese Tools nicht ersetzen: einfühlsame, menschenorientierte, Prinzipien-gesteuerte Führung am Ort des Geschehens.
Fazit:
Erfolgreiche Unternehmenssteuerung braucht ein abgestimmtes Zusammenspiel des Strategieentfaltungsprozesses mit einer rollierenden Planung und der operativen Umsetzung über Shopfloor Management. Ohne gute, vorausschauende Planung kann kein Erfolg entstehen, aber ohne operative Steuerung der Abweichungen erst recht nicht.
Die Strategieentfaltung kann über Lean Management oder Agile Management entstehen. In der Projektplanung steht für den Projektmanager der Kunde im Fokus. In der Projektsteuerung steht für den Teamleiter die Umsetzung der Aufgaben im Team mit der Hilfe von Shopfloor Management im Fokus. Unter Beherzigung der „10er-Regel“ besteht die Möglichkeit, die operative Steuerung nach der Logik des „Performance U“ effektiv umzusetzen.
Neue Software-Lösungen versprechen die leichte und einfache Umsetzung von Projekten. Gleichzeitig gibt es Software-Lösungen, die speziell auf die Anforderungen von operativer Umsetzung auf dem Shopfloor konzipiert sind.
Am Ende brauchen wir engagierte Führungskräfte, die mit engagierten Mitarbeitern Projekte gemeinsam umsetzen und Abweichungen steuern. Dafür braucht es eine gut entwickelte Führungskultur und gut ausgebildete Führungskräfte und die Methode des Shopfloor Management.
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